Schade expertise bureau digitaliseren en automatiseren

Sinds 2015 ondersteun ik de eigenaar van een expertise- en taxatiebureau die sinds 1976 actief is in de sectoren motorvoertuigen en brandvaria. Het bureau is actief in Nederland en België. De ondernemer verkoopt schaderapporten met ingevulde BPM aangiftes aan importeurs van schadeauto’s en particulieren. De ondernemer vroeg mij hem te helpen bij zijn transitie naar een digitale bedrijfsvoering omdat hij klaar was met zijn ‘stroperige’ werkprocessen, zoals hij het zelf noemde.

  • Backoffice raakte overspoeld met boze klanten,
  • verouderde software was traag en liep vast,
  • papieren formulieren waren onleesbaar en incompleet,
  • data invoeren duurde lang,
  • facturatie liep achter want daar was geen tijd voor,
  • Er werd onoverzichtelijk gewerkt met windows mapjes, excel berekeningen, word facturen, pdf editor, papieren boekhouding,
  • Facturatie ging per post,
  • printers liepen vast en toners raakte op,

Zomaar een aantal voorbeelden van trage, ingewikkelde, omslachtige processen en knelpunten waar de werknemers hoofdpijn van kregen die goed op te lossen waren met de juiste manier van strategie bepalen, herinrichten, digitaliseren en automatiseren.

De ondernemer was er klaar mee, maar had zelf geen tijd of kennis om hier achteraan te gaan. Na een paar uur sparren kon ik hem overtuigen om mij in te schakelen om verbeteringen toe te passen. Binnen een aantal maanden waren de grootste pijnpunten verholpen door het herinrichten, digitaliseren en automatiseren van de ‘stoperige’ werkprocessen. De jaren erna hebben we keer op keer prachtige stukjes software opgeleverd dat niet alleen maakte dat de processen weer vloeiend verliepen maar ook voor tonnen extra omzet gezorgd.

De investering was snel terugverdiend om vervolgens te investeren in werknemers die het werk uitvoeren dat echt geld oplevert.

In dit geval is gekozen voor maatwerk software omdat er geen softwarepakketten bestaan, behalve voor de boekhouding, die voldoen aan de wensen van de ondernemer.

Ons doel was om de software zo overzichtelijk, gebruiksvriendelijk, efficiënt, snel en compleet mogelijk te maken. Ook wilde we zo weinig mogelijk afhankelijk te zijn van de ontwikkelaars bij het aanmaken en aanpassen van functies, bijvoorbeeld vragen in de formulieren van zaken, of bij gebruikers toevoegen en rechten wijzigen. Op die manier kon de ondernemer ook andere producten aanbieden, zoals schadecalculaties bij brandschade in de vastgoed sector. Al dit zorgde voor betere producten, meer werkplezier, tijdwinst, aanzienlijk betere jaarcijfers, en ruimte om te groeien. Het maakte de onderneming schaalbaar. Ook kan de ondernemer, en backoffice nu overal vandaan werken, ook als er even geen internet is.

Voorbeelden van technologische oplossingen:

  • Alle werknemers werken in één snelle, overzichtelijke en online omgeving,
  • waarbij iedereen in de zaak bezoeken in kan plannen, kan werken en communiceren,
    • Geen outlook meer
    • Geen papieren formulieren
    • Geen email
    • Minder telefoontjes
    • Geen factureren in word
  • waarbij data door middel van API’s van partners worden verkregen zoals KvK of voertuiggegevens,
    • Geen foute invoer
  • zaken worden toegewezen aan experts, waardoor zij verantwoordelijkheid dragen en alleen toegang hebben tot zaken die zij aangaan,
    • Meer verantwoordelijkheid
    • Meer veiligheid
    • Meer overzicht
  • iedere soort zaak heeft een eigen, door de ondernemer te ontwerpen, formulier,
    • Om meerdere producten te maken zoals brandschade vastgoed
  • door middel van shortcodes kan een pdf (BPM) formulier worden ingericht aan de hand van het formulier in de zaak.
  • hoofdletters op de juiste plaats
    • Invoer zoals namen, formulier vragen en andere velden worden automatisch voorzien van hoofdletters
  • experts kunnen klikken op auto plaatje om onderdelen met schades te highlighten waardoor een calculatie rij verschijnt
  • etc,

Mijn taken en werkzaamheden:

  • In kaart brengen van de bedrijfsprocessen en rollen binnen de organisatie
  • pijnpunten identificeren en rangschikken,
  • doelstellingen bepalen met de ondernemer,
  • een geschikt projectteam van software ontwikkelaars verzamelen,
  • samen met de ondernemer en projectteam een minimum viable product ontwerpen,
  • gebruikers reis (user stories) schrijven met eisen en wensen om de software te ontwikkelen,
  • prioriteit van user stories (functies) bepalen op basis van te behalen winst/tijd/gemak,
  • projectteam begeleiden tijdens de ontwikkeling,
  • het testen van opgeleverde sprints, feedback delen met de projectgroep,
  • begeleiden van projectteam bij het oplossen van bugs en gebreken,
  • projectteam begeleiden bij de data migratie naar de nieuwe omgeving,
  • werknemers ondersteunen bij gebruik van de nieuwe omgeving,
  • op de hoogte zijn en innovaties bedenken om de software en het product te verbeteren,
  • boekhouding digitaliseren en koppelen met de nieuwe software,
  • bemiddelen tussen alle partijen

Benieuwd naar wat ik voor u kan betekenen? Contact me of lees hier meer over mijn dienstverlening.

Menu